Quy trình 6 bước đặt hàng OEM chi tiết nhất

Việc đặt hàng OEM trở thành giải pháp tối ưu giúp doanh nghiệp nhanh chóng đưa sản phẩm ra thị trường mà không cần đầu tư nhà máy sản xuất riêng. Bài viết dưới đây nói đến quy trình 6 bước đặt hàng OEM chi tiết nhất, giúp doanh nghiệp nắm rõ quy trình đặt hàng một cách bài bản và chuyên nghiệp, giúp đảm bảo chất lượng, tối ưu chi phí và hạn chế rủi ro

Bước 1: Xác định yêu cầu sản phẩm khi đặt hàng OEM

Trong quy trình đặt hàng OEM, bước xác định yêu cầu sản phẩm đóng vai trò nền tảng quyết định đến 70% mức độ thành công của dự án. Tại đây, doanh nghiệp cần xác định rõ ràng các nội dung sau:

1. Xác định rõ thông số kỹ thuật sản phẩm

Đây là yếu tố quan trọng nhất khi đặt hàng OEM. Thông số càng chi tiết, báo giá càng chính xác và khả năng sai lệch trong sản xuất càng thấp. Doanh nghiệp cần cung cấp:

• Bản vẽ kỹ thuật (2D/3D nếu có)
• Danh sách linh kiện/BOM (đối với sản phẩm điện tử)
• Kích thước, vật liệu, tiêu chuẩn hoàn thiện
• Yêu cầu về độ bền, công suất, tuổi thọ sản phẩm

2. Xác định tiêu chuẩn chất lượng và chứng nhận cần đạt

Mỗi thị trường sẽ có tiêu chuẩn khác nhau.

• Tiêu chuẩn an toàn điện
• Tiêu chuẩn môi trường (RoHS, REACH…)
• Tiêu chuẩn xuất khẩu sang EU, Mỹ hoặc Nhật Bản

Việc làm rõ tiêu chuẩn ngay từ đầu giúp tránh rủi ro pháp lý và hạn chế tình trạng sản phẩm không đạt kiểm định sau khi hoàn thành.

3. Xác định số lượng đặt hàng và kế hoạch sản xuất

 

Số lượng đặt hàng ảnh hưởng trực tiếp đến:

• Giá thành sản phẩm
• Thời gian sản xuất
• Chi phí khuôn mẫu (nếu có)
• Điều kiện thanh toán

Doanh nghiệp nên dự trù sản lượng tối thiểu (MOQ) và kế hoạch mở rộng trong tương lai để nhà máy OEM đề xuất phương án tối ưu chi phí.

4. Xác định ngân sách và mục tiêu thị trường

Khi đặt hàng OEM, cần trả lời rõ các câu hỏi:

• Sản phẩm hướng đến phân khúc giá nào?
• Đối tượng khách hàng mục tiêu là ai?
• Mức giá bán dự kiến trên thị trường?

Điều này giúp nhà máy đề xuất cấu hình sản phẩm phù hợp giữa chất lượng và chi phí, tránh tình trạng thiết kế vượt ngân sách hoặc không phù hợp nhu cầu thị trường.

5. Chuẩn bị yêu cầu về bao bì và thương hiệu

OEM không chỉ là sản xuất sản phẩm mà còn liên quan đến:

• In logo thương hiệu
• Thiết kế bao bì
• Hướng dẫn sử dụng
• Nhãn mác theo quy định pháp luật

Việc chuẩn bị trước bộ nhận diện thương hiệu giúp quá trình sản xuất đồng bộ và rút ngắn thời gian triển khai.

Bước 2: Tìm kiếm và đánh giá nhà máy sản xuất OEM uy tín

Bước tiếp theo trong quy trình đặt hàng OEM là tìm kiếm và đánh giá nhà máy sản xuất phù hợp. Đây là yếu tố quyết định trực tiếp đến chất lượng sản phẩm, tiến độ giao hàng và mức độ ổn định lâu dài của dự án. Một đối tác OEM uy tín không chỉ gia công theo yêu cầu mà còn đồng hành tư vấn kỹ thuật và tối ưu giải pháp sản xuất. Đây là những tiêu chí quan trọng doanh nghiệp cần xem xét:

• Chất lượng sản phẩm
• Giá cả cạnh tranh
• Năng lực sản xuất
• Uy tín và kinh nghiệm
• Khả năng hỗ trợ kỹ thuật và hậu mãi
• Bảo mật và sở hữu trí tuệ

Bước 3: Trao đổi kỹ thuật và báo giá đặt hàng OEM

Giai đoạn trao đổi kỹ thuật và báo giá là bước then chốt giúp hai bên thống nhất toàn bộ yêu cầu trước khi tiến hành sản xuất mẫu hoặc ký hợp đồng chính thức. Nếu bước này được thực hiện kỹ lưỡng, doanh nghiệp sẽ hạn chế tối đa rủi ro phát sinh chi phí, chậm tiến độ hoặc sai lệch thông số kỹ thuật.

Trong thực tế đặt hàng OEM, nhiều rủi ro phát sinh do thông tin chưa đầy đủ hoặc báo giá thiếu minh bạch. Khi thực hiện kỹ lưỡng bước này, doanh nghiệp sẽ:

• Kiểm soát chính xác chi phí đầu tư
• Giảm thiểu thay đổi trong quá trình sản xuất
• Đảm bảo sản phẩm đúng tiêu chuẩn kỹ thuật
• Tăng tính minh bạch và chuyên nghiệp giữa hai bên

Có thể nói, trao đổi kỹ thuật và báo giá là quá trình phân tích chuyên sâu giữa đội ngũ kỹ thuật và nhà máy OEM, là nền tảng để xây dựng mối quan hệ hợp tác OEM bền vững, hiệu quả và lâu dài.

Bước 4: Ký kết hợp đồng và thỏa thuận điều khoản OEM

Sau khi hoàn tất trao đổi kỹ thuật và thống nhất báo giá, bước tiếp theo trong quy trình đặt hàng OEM là ký kết hợp đồng và thỏa thuận các điều khoản pháp lý. Đây là giai đoạn quan trọng nhằm đảm bảo quyền lợi của cả hai bên, đồng thời hạn chế tối đa rủi ro phát sinh trong quá trình sản xuất và phân phối sản phẩm.

Một hợp đồng đặt hàng OEM chuyên nghiệp không chỉ ghi nhận giá cả và số lượng, mà còn phải làm rõ trách nhiệm, cam kết chất lượng và cơ chế xử lý sự cố, cụ thể như:

• Thỏa thuận chi tiết về thông số kỹ thuật và tiêu chuẩn chất lượng
• Điều khoản bảo mật thông tin (NDA)
• Điều khoản về sở hữu trí tuệ và thương hiệu
• Thỏa thuận về thanh toán và tiến độ
• Điều khoản bảo hành và xử lý rủi ro
• Có thể nói, hợp đồng chính là nền tảng pháp lý quan trọng giúp quá trình đặt hàng OEM diễn ra an toàn, chuyên nghiệp và bền vững.

Bước 5: Sản xuất và kiểm soát chất lượng theo quy trình OEM

Bước sản xuất và kiểm soát chất lượng là yếu tố quyết định thành công khi đặt hàng OEM. Dù thiết kế tốt đến đâu, nếu không kiểm soát chặt chẽ trong quá trình sản xuất, sản phẩm vẫn có thể phát sinh lỗi và ảnh hưởng đến uy tín thương hiệu.

Tại Công ty Điện tử SHDC, quy trình OEM được triển khai đồng bộ và minh bạch qua các công đoạn:

• Kiểm soát nguyên vật liệu đầu vào (IQC): Đối chiếu linh kiện theo BOM, kiểm tra nguồn gốc và tiêu chuẩn kỹ thuật trước khi đưa vào sản xuất.

• Kiểm soát trong quá trình sản xuất (IPQC): Giám sát từng công đoạn, phát hiện và xử lý lỗi kịp thời.

• Kiểm tra thành phẩm (OQC): Test chức năng, kiểm tra ngoại quan và số lượng trước khi xuất xưởng.

• Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng tiêu chuẩn: Chuẩn hóa quy trình theo ISO, đảm bảo tính ổn định khi sản xuất hàng loạt.

• Báo cáo minh bạch, truy xuất nguồn gốc: Cung cấp biên bản kiểm tra và dữ liệu kỹ thuật theo từng lô hàng.

Nhờ quy trình kiểm soát chặt chẽ, SHDC đảm bảo sản phẩm OEM đạt đúng cam kết kỹ thuật, ổn định chất lượng và sẵn sàng đưa ra thị trường một cách an toàn, chuyên nghiệp.

Bước 6: Nghiệm thu, giao hàng và hậu mãi

Bước cuối cùng trong quy trình 6 bước đặt hàng OEM là nghiệm thu, giao hàng và triển khai chính sách hậu mãi. Đây không chỉ là giai đoạn bàn giao sản phẩm mà còn là bước kiểm chứng toàn bộ quá trình sản xuất trước đó có đáp ứng đúng cam kết về chất lượng, tiến độ và tiêu chuẩn kỹ thuật hay không.

Một quy trình nghiệm thu và hậu mãi chuyên nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp bảo vệ uy tín thương hiệu và xây dựng mối quan hệ hợp tác OEM lâu dài.

Lời kết

Việc thực hiện đúng quy trình 6 bước đặt hàng OEM giúp doanh nghiệp kiểm soát chất lượng sản phẩm, tối ưu chi phí, thời gian và hạn chế tối đa các rủi ro pháp lý. Khi được triển khai đúng cách, mô hình OEM sẽ trở thành đòn bẩy giúp doanh nghiệp mở rộng thị trường và gia tăng lợi thế cạnh tranh một cách bền vững.

Xem thêm: OEM là gì ? Lợi ích và lưu ý khi lựa chọn OEM